Le déménagement d’une entreprise est une étape importante et délicate, exigeant une planification minutieuse pour que le transfert se déroule en toute sécurité, sans perturbation majeure des activités. Que ce soit pour l’installation dans des locaux plus adaptés ou un nouvel espace plus vaste, un rétroplanning bien pensé est essentiel. Dans ce guide, nous vous proposons un planning précis pour un déménagement d’entreprise réussi, étape par étape.
Pourquoi un rétroplanning est essentiel pour le déménagement d’une entreprise ?
Un déménagement d’entreprise nécessite un aspect logistique rigoureux, une bonne organisation et un suivi attentif des différentes étapes. Le rétroplanning est un outil de pilotage clé, permettant au chef d’entreprise et aux équipes de planifier chaque action en fonction d’un délai d’organisation spécifique. Cette approche permet de minimiser les imprévus et de garantir la transition vers les futurs locaux dans les meilleures conditions.
Les étapes du rétroplanning pour un déménagement d’entreprise réussi
1. 6 à 12 mois avant le déménagement : définir les bases du projet
Dès que la décision de déménager est prise, il est temps d’élaborer un cahier des charges pour structurer le projet de transfert. Voici les premières actions à entreprendre :
•Choisir les nouveaux locaux : Recherchez des locaux adaptés aux besoins de l’entreprise. Il peut s’agir d’immobilier professionnel plus spacieux ou dans un emplacement stratégique. C’est aussi l’occasion rêvée de repenser la dynamique positive de l’entreprise.
•Établir le contrat de location : Le bail commercial des futurs locaux doit être signé en prenant soin de respecter les conditions du bail actuel.
•Communiquer en interne et en externe : Annoncez officiellement le déménagement à vos collaborateurs et engagez un dialogue avec le bailleur des locaux actuels pour la résiliation ou la renégociation du bail actuel.
•Définir un budget et engager les prestataires : Le contrat de prestation pour l’entreprise en charge du déménagement (société de déménagement d’entreprise) est une étape primordiale. Un contrat expert inclura les services spécifiques nécessaires, comme le transfert informatique, la mise sous cartons des postes et équipements, ainsi que les fournisseurs de service pour la logistique et l’installation.
2. 3 à 6 mois avant le déménagement : planifier l’organisation du transfert
Avec les futurs bureaux choisis et les prestataires engagés, la phase de préparation logistique commence. Voici ce qu’il faut inclure dans le rétroplanning :
•Réaliser un inventaire précis : Faites un inventaire des biens dans les bureaux actuels, en incluant le mobilier de bureau, le parc informatique, et les documents officiels, sans oublier les archives. Cette liste vous permettra d’optimiser la préparation des cartons et de faciliter l’organisation le jour J.
•Préparer le transfert informatique : En collaboration avec un expert en informatique, établissez un plan pour déconnecter, transférer, puis reconnecter chaque équipement, des postes informatiques.
•Acheter du mobilier neuf : C’est aussi une bonne occasion d’acheter du mobilier de bureau adapté aux futurs locaux. Le déménagement par service peut nécessiter des ajustements en termes de mobilier ou d’espace.
3. 2 mois avant le déménagement : affiner la logistique et organiser le jour J
À ce stade, votre rétroplanning déménagement entreprise devrait être bien avancé. Les locaux professionnels sont prêts à accueillir les équipes, et les détails logistiques doivent être finalisés pour garantir un déménagement sans accroc.
•Réserver une entreprise de nettoyage : En fin de déménagement, le nettoyage des anciens locaux est nécessaire pour laisser l’espace en bon état pour le bailleur.
•Coordonner l’emballage, la mise en carton et l’étiquetage : Les cartons doivent être bien étiquetés pour que chaque équipe retrouve ses éléments dans les futurs bureaux. Prévoir également des cartons vides supplémentaires pour les besoins de dernière minute.
•Prévoir le transport sécurisé du matériel : Pour le mobilier de bureau et le parc informatique, une entreprise en charge des déménagements professionnels assurera le transport et l’installation dans les nouveaux locaux. Il est aussi recommandé de prévoir des services pour le montage et démontage du mobilier.
4. 1 mois avant le déménagement : tests et dernières vérifications
Le dernier mois avant le déménagement est consacré à la validation des dernières étapes du rétroplanning pour éviter les imprévus :
•Vérification des futurs locaux : Visitez les futurs bureaux pour vérifier que tout est en place (connexion internet, aménagement de l’espace, etc.). Informez les fournisseurs d’énergie et autres prestataires de la nouvelle adresse.
•Suivi du planning précis : Révisez le planning précis avec l’équipe pour s’assurer que chaque étape est bien suivie. Cette réunion de coordination est essentielle pour une organisation efficace.
5. Le jour du déménagement : exécution et suivi
Le jour du déménagement est le moment clé où le rétroplanning est mis en pratique. Le chef de projet doit être sur place pour coordonner et résoudre les éventuels imprévus. Mais, rassurez vous les équipes de déménageurs professionnels Mouv & Log vous guide et vous rassure. N’oublions pas que ce type de chantier est leur quotidien. Et que ce qui vous parait compliquer et fatiguant, n’est pour eux qu’un déménagement d’entreprise traditionnelle.
•Mise en place dans les nouveaux bureaux : La répartition dans le nouvel espace doit être bien préparée. Avec un transfert d’entreprise bien planifié, chaque collaborateur pourra retrouver son poste de travail et ses équipements au bon endroit, comme si presque rien ne s’était passé. Le bon étiquetage permet ainsi de remettre en place chaque poste de chaque collaborateur.
•Installation des postes informatiques et du mobilier : Une entreprise spécialisée en transfert informatique s’assure que les connexions soient bien établies et que le parc informatique soit fonctionnel.
6. Après le déménagement : ajustements et retour d’expérience
Un déménagement d’entreprise ne s’achève pas le jour de l’installation dans les nouveaux bureaux. Après le transfert, il est essentiel de faire un suivi pour s’assurer que tout est fonctionnel et d’évaluer le processus :
•Feedback des collaborateurs : Recueillez les avis de vos équipes pour évaluer ce qui a bien fonctionné et les points à améliorer pour le futur.
•Vérification de la satisfaction des fournisseurs : Assurez-vous que les fournisseurs et partenaires aient bien livré leur prestation de services.
Conseils pratiques pour un déménagement d’entreprise réussi
Un déménagement d’entreprise peut être une occasion rêvée pour revoir l’organisation, le mobilier et même le choix de certains fournisseurs. Voici quelques conseils pratiques :
1. Anticiper les contraintes d’espaces : Les contraintes d’espaces entre les anciens locaux et les futurs locaux peuvent nécessiter des ajustements.
2. Optimiser la logistique et le stockage temporaire : Si un transfert direct n’est pas possible, prévoyez un stockage temporaire pour vos équipements dans un garde-meubles.
3. Organiser le déménagement par service : Cela facilite le transfert et permet une réinstallation progressive dans les futurs bureaux.
4. Planifier avec un rétroplanning clair : Utiliser un rétro planning avec un planning précis est crucial pour coordonner l’ensemble des actions.
5. Bien choisir son entreprise de déménagement : L’entreprise en charge doit avoir de l’expérience dans le déménagement d’entreprises, surtout pour protéger mobilier de bureau onéreux, emballer méticuleusement le parc informatique ou encore donner à l’entreprise cliente la certitude que ce projet logistique d’envergure n’est en fait qu’une simple étape, parfaitement orchestrée par nos experts.
Avec une bonne organisation, un rétroplanning rigoureux et une entreprise spécialisée dans le déménagement d’entreprise, votre transfert se fera dans les meilleures conditions. Ce projet de transfert est une bonne occasion de redynamiser l’espace de travail et de renouveler le matériel si nécessaire, tout en garantissant le confort et la continuité des opérations pour vos collaborateurs. Un déménagement bien planifié est un véritable atout pour démarrer sur de nouvelles bases solides dans vos locaux professionnels.
Il est recommandé de commencer la planification six à douze mois à l’avance pour garantir que tous les aspects logistiques, du choix des nouveaux locaux à l’organisation interne, soient gérés sans précipitation.
Un rétroplanning permet de fixer des échéances pour chaque étape du déménagement, en répartissant les tâches. Cela réduit les risques de retard et assure une transition fluide entre les anciens et les nouveaux locaux.
Le coût dépend de la taille de l’entreprise, de la distance, et des services spécifiques (comme l’emballage, le transport de matériel lourd ou le transfert informatique). Un devis personnalisé est recommandé pour une estimation précise.
Le cahier des charges doit inclure le calendrier, les besoins spécifiques de chaque service, le budget, les exigences en matière de logistique et de sécurité, et les besoins en équipement et en personnel.
Engager une entreprise spécialisée dans les déménagements d’entreprise assure que le matériel sensible, comme les serveurs ou les équipements informatiques, est emballé et transporté avec soin grâce à des matériaux et techniques adaptés.